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Der Dienst zum eigenständigen Anlegen und Betreiben von Benutzerdialogen wurde unter der Erfüllung von folgenden Zielsetzungen entwickelt - Einfaches, überschaubares Modul zur Definition von zusätzlichen Feldern innerhalb von Anwendungssystemen mit offenen Schnittstellen.
- Vollständiger Dienst, der in jede Anwendung integriert werden kann. Hierzu werden alle Funktionen als WebService offengelegt.
- Eigene Verwaltungsoberfläche, die den Administrator in die Lage versetzt, die Dialoge einfach und schnell zu definieren und in die bestehenden Anwendungen einzubinden.
- Der Dienst ersetzt keine Fachanwendungsprogrammierung, die komplexe Datenzusammenhänge abbildet.
- Die Ablage der Definitions- und Inhaltsdaten erfolgt in der Datenbank ohne Datenbankänderungen (kein Programmupdate notwendig).
Beispielhafte Einsatzmöglichkeiten des Dienstes innerhalb der OTS-Produkte sind: - Erweiterung des Aktenvorblattes der eAkte um ergänzende Daten.
- Aufbau von zusätzlichen Dialogmasken in g²vb mit der direkten Aufrufmöglichkeit aus der Aufgabenliste.
Vorteile der eBauakte: Zugriffssichere Akten (sicherer als die Papierakten, geprüftes Rechtesystem) Revisionssicher behandelte Akten Sofortige Auskunftsbereitschaft an allen Standorten (standortunabhängiger Aktenzugriff)
Kernfunktionen zur Organisationsoptimierung mit dem Potential für massive wirtschaftliche und qualitative Vorteile Effizienzsteigerung der Arbeitsabwicklung: Schnelle Zugriffszeiten, parallele Zugriffsmöglichkeit, kürzere Durchlaufzeiten. Aufbau einer „veränderungsrobusten“ Ablage- und Archivierungslösung: jederzeit anpassbar auf organisatorische/ technische Veränderungen. Erhöhung der Ablagesicherheit und -qualität: Fundort, Zugriffsschutz, Schutz vor Verlust. Minimierung des Platzbedarfs für Ablage und Archivierung. Einheitliches Ablage- und Archivierungskonzept: Behandlung von Dokumenten und Akten, Rückgriff, Einlagerung. Bereitstellung einer sicheren Inhaltsablage von erstellten Dokumenten mit allen Änderungen durch die revisionssichere Versionierung Einfachere, systemgestützte Planprüfung. Beispielsweise ist eine Kontrolle der Abstände und Maße leicht möglich. Gleichzeitiger Mehrfachzugriff. Eine parallele Bearbeitung der Vorgänge wird ermöglicht. Jeder Sachbearbeiter hat immer den aktuellen Stand im Zugriff Auf der Basis der definierbaren Aufbewahrungsfristen je Akten und je Dokument können Dokumente bei Fälligkeit automatisch gelöscht werden. Lösch- und Umrückaktionen in den Archiven entfallen Speichern im Original- und Langzeitformat. Das System gewährleistet die Ablage mehrerer Formate zu einem Dokument. Dadurch ist es möglich, immer ein Langzeitformat erstellen zu lassen, das die hohen Aufbewahrungszeiten erlaubt (Anmerkung: die notwendigen Aufbewahrungszeiten können bei einigen Papierarten nicht gewährleistet werden, da sie vorher unbrauchbar werden.) Einfache Anwendungsintegration (GIS, GPS, …).
Besonderheiten:
Die OTS Bauakte ist sehr modular und flexibel aufgebaut. Es können verschiedene vorhandene Archivsysteme angesteuert werden.
| :::OTS Online-Bürgerauskunft::: |
- Auskunft über den Bearbeitungsstand und Bearbeitungsschritte eines Vorgangs
- Auskunft über Zuständigkeiten (z.B. zuständiger Sachbearbeiter, Zimmernummer, Telefonnummer)
- Hinweis an externen Nutzer, ob noch Unterlagen fehlen
| :::OTS Online-Expertenauskunft::: |
Anzeige einer Arbeitsliste mit allen zugehörigen Anträgen Auskunft über den Bearbeitungsstand und Bearbeitungsschritte aller zugehörigen Vorgänge Auskunft über Zuständigkeiten (z.B. zuständiger Sachbearbeiter, Zimmernummer, Telefonnummer) Hinweise zu allen Anträgen, ob noch Unterlagen fehlen
| :::OTS Online-Fachstellenbeteiligung::: |
Anzeige einer Arbeitsliste mit allen Vorgängen zur Stellungsnahme nach Anmeldung Auskunft über den Bearbeitungsstand und Bearbeitungsschritte eines Vorgangs Auskunft über Zuständigkeiten (z.B. zuständiger Sachbearbeiter, Zimmernummer, Telefonnummer) Hinweis an externen Nutzer, ob noch Unterlagen fehlen Erstellung von Stellungnahmen bzw. Auflagen durch Übernahme aus hinterlegtem Textbausteinkatalog oder durch Freitexteingabe Einsehen der Stellungnahmen anderer Fachstellen (abhängig von den Zugriffsrechten) Browserfähiger Ausdruck der eingegebenen Daten Austragen eines Vorgangs aus der Arbeitsliste nach Abschluss der Bearbeitung Meldung über die Stellungnahmen an den zuständigen Sachbearbeiter in der Baubehörde Protokollierung der Zugriffe der externen Benutzer
| :::OTS Datennahme mit Transformationsdateien::: |
Die OTS Datenannahme (XML-Browser) ist ein Einlesemodul für Anträge (z. B. Bauanträge) aus einer XML-Datei. Durch verschiedene Transformationsdateien können unterschiedliche XML-Dateien eingelesen werden, z.B. XBau-Standard ode auch andere. Die Daten können damit direkt in OTSBau/g²vb übernommen werden.
| :::OTS GIS Integration::: |
Unterstützte Produkte: - W3GIS (GISCAD)
- Cso|gis (Basis: autodesk, MapGuide R6)
- ArcView (ESRI)
- PcMAP (GISCAD)
- WebMap (Intergraph)
- RIWA-GIS (RIWA)
Mit dem in der eBauakte integrierten Workflowkomponenten können die eAkten und einzelne Dokumente an alle internen und externen Stellen geleitet werden. Hierbei kann der Umlauf über fix oder variabel definierte Personen oder Postkörbe geleitet werden. Es wird eine aktive Fristen- und Änderungsverfolgung unterstützt. Der gesamte Informationstransport erfolgt im geschützten Raum.
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