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Der Dienst zum eigenständigen Anlegen und Betreiben von Benutzerdialogen wurde unter der Erfüllung von folgenden Zielsetzungen entwickelt - Einfaches, überschaubares Modul zur Definition von zusätzlichen Feldern innerhalb von Anwendungssystemen mit offenen Schnittstellen.
- Vollständiger Dienst, der in jede Anwendung integriert werden kann. Hierzu werden alle Funktionen als WebService offengelegt.
- Eigene Verwaltungsoberfläche, die den Administrator in die Lage versetzt, die Dialoge einfach und schnell zu definieren und in die bestehenden Anwendungen einzubinden.
- Der Dienst ersetzt keine Fachanwendungsprogrammierung, die komplexe Datenzusammenhänge abbildet.
- Die Ablage der Definitions- und Inhaltsdaten erfolgt in der Datenbank ohne Datenbankänderungen (kein Programmupdate notwendig).
Beispielhafte Einsatzmöglichkeiten des Dienstes innerhalb der OTS-Produkte sind: - Erweiterung des Aktenvorblattes der eAkte um ergänzende Daten.
- Aufbau von zusätzlichen Dialogmasken in g²vb mit der direkten Aufrufmöglichkeit aus der Aufgabenliste.
Vorteile der eKreditakte: Zugriffssichere Akten (sicherer als die Papierakten, geprüftes Rechtesystem) - Rollenkonzept zum Nachweis der geforderten Zugriffssichten (z.B. Markt, Marktfolge, Abwicklung, …)
Revisionssicher behandelte Akten Sofortige Auskunftsbereitschaft an allen Standorten (standortunabhängiger Aktenzugriff) Einfache und gesicherte Verlinkung von Kreditakten
Kernfunktionen zur Organisationsoptimierung mit dem Potential für massive wirtschaftliche und qualitative Vorteile Effizienzsteigerung der Arbeitsabwicklung: Schnelle Zugriffszeiten, parallele Zugriffsmöglichkeit, kürzere Durchlaufzeiten. Aufbau einer „veränderungsrobusten“ Ablage- und Archivierungslösung: jederzeit anpassbar auf organisatorische/ technische Veränderungen. Erhöhung der Ablagesicherheit und -qualität: Fundort, Zugriffsschutz, Schutz vor Verlust. Minimierung des Platzbedarfs für Ablage und Archivierung. Einheitliches Ablage- und Archivierungskonzept: Behandlung von Dokumenten und Akten, Rückgriff, Einlagerung. Bereitstellung einer sicheren Inhaltsablage von erstellten Dokumenten mit allen Änderungen durch die revisionssichere Versionierung Gleichzeitiger Mehrfachzugriff. Eine parallele Bearbeitung der Vorgänge wird ermöglicht. Jeder Sachbearbeiter hat immer den aktuellen Stand im Zugriff Auf der Basis der definierbaren Aufbewahrungsfristen je Akten und je Dokument werden automatisch die Dokumente bei Fälligkeit gelöscht. Lösch- und Umrückaktionen in den Archiven entfallen - Gesicherte Einhaltung der Anforderungen des Daten- und des Verbraucherschutzes
Speichern im Original- und Langzeitformat. Das System gewährleistet die Ablage mehrerer Formate zu einem Dokument. Dadurch ist es möglich, immer ein Langzeitformat erstellen zu lassen, das die hohen Aufbewahrungszeiten erlaubt (Anmerkung: die notwendigen Aufbewahrungszeiten können bei einigen Papierarten nicht gewährleistet werden, da sie vorher unbrauchbar werden.) Einfache Anwendungsintegration (Objektbewertung, Meldewesen, Geoinformationssysteme, …).
Besonderheiten:
Die OTS Bauakte ist sehr modular und flexibel aufgebaut. Es können auch verschiedene vorhandene Archivsysteme angesteuert werden.
Mit der integrierten Workflowkomponenten können die eAkten und einzelne Dokumente an alle internen und externen Stellen geleitet werden. Hierbei kann der Umlauf über fix oder variabel definierte Personen oder Postkörbe laufen. Es wird eine aktive Fristen- und Änderungsverfolgung unterstützt. Der gesamte Informationstransport erfolgt im geschützten Raum.
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