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eAkteOpen ist ein einfach zu bedienendes elektronisches Aktensystem (elektronischer Aktendienst). Es bietet die Möglichkeiten prozessorientierte1 und objektorientierte2 elektronische Akten aufzubauen und zu verwalten.
eAkteOpen unterstützt neben der Verwaltung der Akten auch die dazu notwendigen Dokumentenerstellungsarbeiten und die gesicherten Kommunikationsabläufe (Workflows).
das Produkt kann als lösungsoptimierter Aufsatz für bereits vorhandene DMS/Archivsysteme verwendet werden das Produkt wird über Stammdaten und XML Strukturen konfiguriert, so dass keine Programmierung für die Lösungen notwendig ist das Produkt ist ein echter Dienst, der einfach und sicher in Standard- und Individualprogramme integriert werden kann das Produkt hat ein ausgefeiltes Rechtesystem, das über eigenständig definierbare Stammdatenstrukturen (ACL) die hohen Anforderungen an personenbezogene und unternehmenskritische Daten voll erfüllt
Der eAkteOpen Dienst bietet den Anwendern einfach zu lernende Funktionen an, die sich stark an der gewohnten Papieraktenstruktur orientieren.
Die eAkte bietet als alleinstehendes oder als in Anwendungen integriertes System zahlreiche wichtige Funktionen an.
- Definition einer antragsorientierten Aktenstruktur über Stammdaten. Definierbar sind:
- Inhalt des Aktenvorblattes mit Aufbau von Links zu bestehenden Datenquellen.
- Definition von Aufrufschnittstellen aus der eAkte zu bestehenden Systemen mit entsprechender Parametrisierung.
- Aufteilung der Akte in Register und Unterregister.
- Vergabe von feingliedrigen Zugriffsrechten auf die Register und Unterregister.
- Hinterlegbare Dokumentenvorlagen für Dokumente, die direkt in der eAkte erstellt werden sollen.
- Vorindexierungen für einzustellende Dokumente in die Register mit Vorbelegungen der Felder aus den Inhalten des Aktenvorblattes.
- Anzeige einer Akte mit Start über die AktenID.
- Suche nach vorhandenen eAkten über die Felder des Aktenvorblattes bzw. über Volltext.
- Verlinkung von eAkten mit Verlinkungsgrund (z.B. Kreditakte mit Sicherheitsakte, Vertragsakte mit Projektakte, Objektakte mit Genehmigungsakte).
- Einfügen von Dokumenten aus verschiedenen Quellen (z.B. Dateisystem, Mail-System, Scanner)
- Integrierte Dokumentenerstellung mit Vorlagenmanagement und komfortabler Text-/Datenintegration
- Vorindexierung von Dokumenten über Barcode mit automatischer Zuordnung nach dem Scannen („spätes Scannen“).
- Bearbeitung von Dokumenten einer Akte mit revisionssicherer Versionierung.
- Start des gesicherten und dokumentierten Routings einer eAkte.
- Aufruf von verlinkten Anwendungen mit direkter Positionierung im Fall bzw. beim Objekt aus der eAkte heraus. Hierzu können alle Felder aus dem Aktenvorblatt als Aufrufparameter verwendet werden.
eAkteOpen kann auch als Aufsatz für andere DMS (ECM) verwendet werden. Aktuell sind bereits eine Vielzahl von DMS angebunden beispielsweise sind dies: d.3, XTrend, Easy, VisCompact, Ceyoniq. Gerne binden wir bestehende Systeme bei Ihnen an. Als Besonderheit bietet das Interface die Möglichkeit parallel mehrere DMS bzw. Storage-Systeme anzubinden. Dadurch haben sie den großen Vorteil Migrationen ohne Betriebsunterbrechungen laufen zu lassen oder bestehende und neue Produkte parallel wirtschaftlich einzusetzen.
1 Antragsakten,Auftragsakte, Genehmigungsakte, …
2 Maschinenakten, Personalakte, Sicherheitenakte, …
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