Die Dokumente und eAktenstrukturen können in unterschiedlichen Storage-Arten gespeichert werden. Je nach Sicherheitsansprüchen und Datenmengen.
Wichtig ist, dass durch die modernen und wirtschaftlichen Storage-Systeme (z.B. Centera, netApp, IBM TSM, …) kein teures Archivsystem mehr benötigt wird, um eine Revisionssicherheit erreichen zu können. Die OTS liefert die entsprechenden Interfaces zu den Systemen.
| :::Posteingangsmanagement/ Scannclient::: |
Alle Produkte der OTS sind so ausgelegt, dass die gesamte Prozessbearbeitung elektronisch erfolgt. Dazu bieten wir ein Posteingansmanagement für die jeweils wirtschaftlichsten Postein- und ausgangsabläufe (frühes Scannen, spätes Scannen, Barcodeerkennung, …). Unterstützt werden eigene Scannansteuerungen als auch Drittsysteme (z.B. Lösungen von Multifunktionskopierern, Kofax, …).
| :::Massendatenimporter::: |
Zur Übernahme von Bestandsdokumenten und -akten aber auch von laufenden Fachanwendungsdokumenten bieten wir leicht konfigurierbare Importer. Diese übernehmen beispielsweise die Indexierung, die Aktenanlagen und den automatischen Prozessstart. Ergänzt werden können die Importschritte durch den Start von workflowbasierten QS-Prozessen
Alle Dokumente können in unterschiedlichen Formaten abgelegt werden. Hierzu bieten wir einen serverbasierten Konvertierdienst, der gesichert und ohne Verlängerung der Archivierzeiten die in den Stammdaten eingestellten Formate erzeugt.
Neben der leistungsfähigen Suche über die Indexwerte können zusätzlich auch die Dokumenteninhalte über ein ausgereiftes und leistungsfähiges Volltextsuchsystem durchsucht werden.
| :::Ediakt – Ex-/Importer::: |
Speziell für den österreichischen Markt bieten wir die Möglichkeit gesamte Akten- und Vorgangsstrukturen über das Ediakt-Format auszutauschen. Ediakt ist ein funktionierender Standard für den Akten- und Dokumentenaustausch, der auch wirtschaftlich in anderen Ländern eingesetzt werden kann.
| :::Interface Digitale Signatur inkl. Amtssignatur::: |
Wir unterstützen bereits seit Jahren die Einbindung von lokalen oder serverbasierten Lösungen (z.B. Amtssignatur) für die digitale Signatur. Die Dokumente, Akten und die Freigabe von Bearbeitungsschritten können gesichert signiertwerden. Das Interface und die Ablagelogik sind so offen gestaltet, dass die unterschiedlichen Systeme wirtschaftlich integriert werden können.
| :::Mailarchivierung/ Mail-Regelmanager::: |
Die Mailarchivierung unterstützen wir sowohl zentral am Server als auch am lokalen Client. Wichtige Funktionen der Unterstützung sind: - Massenarchivierung mit automatischer Indexierung, Inhaltsanalyse und Speicherinhaltsdefinition
Archivierung und Start von definierbaren Folgeaktionen Archivierung über definierbare Behandlungsregeln Direkte manuelle oder automatische Archivierung in eAkten
| :::Office Integration, Arbeitsplatzintegrations-Client::: |
Neben den Dokumenten, die durch Fachanwendungen (z.B. SAP, Kassenverfahren, Antragsbearbeitungssysteme, Zulassungsverfahren) automatisch eingestellt werden, bieten wir einfache Clients für die Integration der Microsoft Office, open Office, und viele weitere an.
Wichtige Funktionalitäten sind: Direkte Suche nach Akten zur Archivierung Automatische Übernahme von Inhalten der Dokumente für die Vorbelegung der Indexwerte Online Auswahl der Indexierungsauswahlfelder
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