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| eAkteOpen für SAP ArchiveLink® |
- Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Dokumente auch unabhängig von SAP* recherchiert, angezeigt, indiziert, weitergeleitet und Qualitätssicherungsprozessen zur Verfügung gestellt werden können.
- Der Zugriff auf die gespeicherten Dokumente erfolgt mittels Standard-Internet-Browser. Hierfür ist nicht die SAP*-GUI erforderlich.
- Auch andere Lösungen können auf die Index-Datenbank/das DMS zugreifen und die gespeicherten Dokumente nutzen. Sie haben die Möglichkeit zum einfachen und wirtschaftlichen Aufbau von globalen elektronischen Akten (Vertragsakten, Lieferantenakten, Kundenakten, Personalakten, Projektakten, …). Die eAkten können von allen Office-Produkten oder anderen Fachverfahren (z.B. CRM-Systeme, Kalkulationssysteme, …) mit Dokumenten versorgt werden.
- Es lassen sich jedoch auch unternehmensweite, verteilte wirtschaftliche Prozesse aufbauen, die redundanzfrei und gesichert die Dokumente elektronisch transportieren. Für die optimale Prozessgestaltung stehen die erprobten Verfahren „Frühes Erfassen“, „Paralleles Erfassen“ und „Spätes Erfassen“ vollständig zur Verfügung. Beispielsweise ergibt sich beim frühen Erfassen von Schriftgut die Möglichkeit, durch Workflow die Dokumente sofort an den richtigen Arbeitsplatz zu verteilen. Die Bearbeitung erfolgt ohne Papier am Bildschirm. Das Routing ermöglicht auch die Hinterlegung von Verteilerkreisen, um Abwesenheit oder unterschiedliche Zuständigkeiten abzubilden. Mittels Barcode und/oder OCR lässt sich dieser Prozess der Posterfassung und –verteilung bei entsprechender organisatorischer Vorbereitung sogar weitgehend automatisieren.
- Durch die direkte Zuordnung zu den Buchungen/ SAP*-Transaktionen ist eine sichere redundanzfreie Indizierung gewährleistet.
- Die unterstützten Reorg-Dateien von SAP* (= interne Datenbanktabellen, die für Auslagerungszwecke an das Archiv übergeben werden) bieten eine gute Entlastung der operativen SAP*-Anwendung von historischen Daten, die sehr umfangreich sein können.
Nebenbei: die Revisionsicherheit, die Ablagesicherheit und eine Abdeckung der Anforderungen der Wirtschaftsprüfer (IDW RS FAIT 3, GoBS, ISO 15489) können Sie mit dem Gesamtsystem abdecken!
Download des Produktblattes: Personalakte mit ganzheitlichem Lifecycle-Management und gesicherter Langzeitarchivierung >30 Jahre
*SAP und ArchiveLink® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG
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