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In enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis Traunstein und den Landkreisgemeinden wurde eine organisatorische und technische Basis für die einheitliche und wirtschaftliche Prozessunterstützung entsprechend den Anforderungen der EU-Dienstleistungsrichtlinien (*1) geschaffen. Hauptvorteile der gesicherten elektronischen Verfahrensabwicklung sind:

• Qualitätssteigerung der Vorgangsdaten durch gemeinsame Stammdaten und einheitliche quellennahe Eingabestrukturen, Plausibilisierung bei der Eingabe

• Einheitliche Dokumente und Außendarstellungen

• Stärkung der Dienstleisterrolle der Gemeinden, jederzeit Auskunftsbereit (24 Stunden/7 Tage) über den Status inkl. der Zugriffe auf die Original-Stellung­nah­men

• Einheitlich strukturierte eAktenführung

• Elektronische Verfahrensabwicklung mit allen Beteiligten

• Gesicherte status- und verfahrensartbezogene Zugriffssteuerungsregeln (eigene Gemeindeakten, Weitergabe erst nach Freigabe, etc.)

Antragskurzerfassung mit Anlage der eAkte

Im Aktenvorblatt werden die Antragsdaten erfasst und stehen ab diesem Zeitpunkt für die automatische Übernahme in die zu erstellenden Dokumente zur Verfügung.

->1 x erfassen, n x verwenden.

Hinzufügen der Beilagen zur Geschäftsfallakte

Gescannte oder vom Architekten mitgelieferte Anlagen werden direkt in die Register der eAkte eingefügt.

-> Sachbearbeitung ohne Rückgriff auf die Papierdokumente.

Durchführung der Beteiligungen im gemeindlichen Aufgabenbereich

Bereits bei der Gemeinde werden die externen und internen Stellen elektronisch beteiligt. Die notwendigen Dokumente werden direkt in der eAkte erstellt

-> Wegfall von Postwegen.

Sachbearbeitung in der Gemeinde

Durchführung der notwendigen Arbeiten direkt im System mit nachweisbarer Vorgehensdokumentation. Abwicklung aller Vorgänge, die eigenständig in der Gemeinde beschieden werden können

-> elektronischer Verfahrensablauf.

Übergabe an den (Land)Kreis

Freigabe der Arbeitsergebnisse durch die Verantwortlichen in der Gemeinde mit automatischer Signalisierung im (Land)Kreis.

-> Freigabe über gesicherte Rechtestruktur.

Eingang im Land(Kreis) – Antragseingangsprüfung

Vollständiger elektronischer Antragseingang inkl. aller Dokumente der bisher Beteiligten. Übergabe der Daten an ein Fachverfahren über XBAU mit DMS-Referenz.

-> Plausibilisierte Antragsdaten mit einheitlicher Schreibweise.

Sachbearbeitung im (Land)Kreis

Durchführung der Genehmigung mit Anzeige des Arbeitsfortschritts und der Ablage in der eAkte.

-> optional andere Fachverfahren integrierbar.

Rückmeldung Verfahrensabschluss

Abschluss des Workflows mit elektronischer Information der Gemeinde.

-> elektronische Verfügbarkeit des Bescheids und aller weiteren Geschäftsfalldokumente.

Zu allen Zeiten stehen die aktuellen und abgeschlossenen Vorgänge für die Einsicht zur Verfügung. Es gibt die Einzelfallauskunft und die Gesamtübersicht über alle Vorgänge einer Gemeinde. Die eAkte bietet die Übersicht über alle erstellten und eingegangenen Dokumente.

(*1) Zusammenfassung der Anforderungen zur EU Dienstleistungsrichtlinie:

„Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass alle Verfahren und Formalitäten, die die Aufnahme oder die Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit betreffen, problemlos aus der Ferne und elektronisch über den betreffenden einheitlichen Ansprech­part­ner oder bei der betreffenden zuständigen Behörde abgewickelt werden können.“

• Volle Standortunabhängigkeit der Lösung
• Vollständige elektronische Informationsabbildung (eAkte, Verfahrensablauf)
• Unterstützung der Rolle einheitlicher Ansprechpartner

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